仕事のメール作成に平均1日69分かけていることが判明 1通にかける時間は「5分」が最多

ビジネスメールの利用状況

ビジネスメールの利用状況

「仕事で1日に送信するメール数」の平均は「11.59通」、受信の平均は「34.30通」となった。送信数よりも受信数のほうが多い傾向にあるが、受信数は近年減少傾向にあるという。「迷惑メールフィルターの発達により、営業メールやメルマガなど不要なメールの受信が減ったとも考えられます」と調査では分析している。

役職別では、役職が高くなるにつれて送受信数が増えており、送信・受信とも最も多いのは「部長クラス」だった。

「返信がこないと遅いと感じる時間」は、「1日(24時間)以内」(33.97%)が最多。次いで「2日(48時間)以内」(17.21%)、「1時間以内」(9.53%)と続く。

2日以内が2位だからといって、48時間以内に返せば大丈夫というわけではない。「5分」「15分」「30分」「1時間」「2時間」「4時間」「8時間」「12時間」「1日(24時間)」の回答者を合計すると75.70%。8割近い人が24時間以内、もしくは数時間から半日での返信を望んでいる。

急用なら電話で済まし、それ以外なら2日待てる人もいるのだろう。2日よりも長く待てる人は7%程度だった。仕事の進行速度に関わるビジネスメールは、素早い返信が求められている。

4割以上が仕事のメールで「不快に感じたことがある」

「過去一年間に、仕事上のメール受信で不快に感じたこと」は、「よくある」「たまにある」を合わせて4割を超えている。理由の1位は「質問に答えていない」(36.70%)だった。確かに返信があっても回答がなければ、せっかく送信に費やした時間が無駄になり、不快に感じるものだ。

「不快に感じたことを相手に指摘したこと」が、「ほとんどない」と「まったくない」合わせて78.76%で、8割近い人が不快に感じても相手に指摘をしていないことが分かった。指摘されないだけで、相手を不快にしている恐れは十分にあるようだ。

6割の人が受信メールの中にミスを発見

メール1通にかかる作成時間の平均は「5分」(36.92%)が最も多く、「1分」~「5分」までの合計は69.94%だった。約7割が1通あたり5分以内で作成している。「10分以内」の合計は91.36%で、10分を超えると時間をかけすぎといえるだろう。

全体の平均は1通あたり6分で、送信数の平均が1日11.59通のため、1日につき約69分、メールの作成に費やしていることになる。

また、半数を超える58.55%が受け取ったメールに失敗を見付けており、見付けた失敗の第1位は「誤字や脱字」(48.83%)。役職別では、「部長、課長クラス」が失敗に気付きやすい傾向にあった。

調査では、「9割を超える人が会社でビジネスメールの社員研修を受けていない」ことも判明している。多くの人が自己流で、知らないうちに相手に不快な思いをさせているかもしれない。送ったら最後、取り戻せず永久的に残ってしまうメールは、素早く返しながらも慎重を期す必要がある。自分の常識は相手の常識ではない”と肝に銘じて注意を払うべきだろう。