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他部署との連携で業務をスムーズに! 積極的な井戸端会議やシャッフルランチなどで”接点”を持とう

他部署との連携をスムーズにするには?

他部署との連携をスムーズにするには?

私が開催している管理職向けセミナーで、こんな悩みを相談されました

「隣の部署とうまく連携が取れないんですよね……しっかり連携を取れたほうが仕事がはかどるはずなのですが……」

皆さんは他の部署とうまく連携取れていますか? 今回は生産性高い仕事をするために、他の部署とどのように連携を深めていったらいいのかについてお伝えします。(文:働きがい創造研究所社長 田岡英明)

他部署との連携には「会社の目的・目標が前社で共有されているか」が鍵

1990年代の成果主義が強かった時代においては"セクショナリズム"といった縦割り組織なるものが問題となりました。セクショナリズムとは、集団・組織内部の各部署が互いに協力せず、自分たちの権限や利権にこだわり、外部からの干渉を排除しようとすることです。

ただ現在は、管理職が忙しすぎるということもあり、自分の部下とコミュニケーションを取りたくてもうまく取れないのが現状ではないでしょうか。それなのにさらに他部署とコミュニケーションを、となるとそんな暇はないはず。

そして他部署とうまく連携を取った方が仕事は効率よく進むので、歯がゆさを感じている方が多いようです。

他部署との連携を深めていくためには大前提があります。それは「会社の目的・目標が全社で共有されていること」、またそこからはじき出される「自部署の目的・目標が明確になっていること」。さらに「それぞれの部署ごとの役割りが明確になっていること」が必要です。

役割が明確になっていないと、そこにはリンゲルマン効果と言われる「社会的手抜き」が発生することになります。役割が明確になっていないと、「うちの部署がやらなくてもあの部署がやってくれるだろう」といった思いが発生し、部署間の連携を更に悪いものにしていってしまいます。

社員・部署同士が理解を深められる施策とは?

昨今の変化が激しく忙しい環境において、他部署との連携を促進するために様々な取り組みをしている企業が増えています。施策例を紹介します。

社内報での共有

それぞれの部署がどのような事をやっているのか、どのような好事例を持っているのかを記事としてまとめ、紙媒体やWebなどで共有をしていくといったものです。好事例に対する質問を受け付けるなどの工夫をしている企業もあります。

社内インターンシップ制度

他部署の業務を1日~1週間体験できる制度です。定期的に人の交流を行うことにより、他の部署の業務内容が分かり、自部署が求めているものが何なのかについて気付ける貴重な機会となります。

井戸端会議

IT企業のコンビーズでは、2週間に一度、4~5人の社員がランダムに選出され、業務時間中の1時間の中で"井戸端会議"が行われます。自由に発言ができるため、個人の考えを全社員に向けて発信する機会にもなります。

また普段は接点のない社員の新たな側面を発見することができ、社員・部署同士が理解を深めることに役立っています。

シャッフルランチ

毎月全社員からランダムで割り振られた5~6人でランチをするといったものです。メルカリでも行われており、他部署とのヨコのコミュニケーション推進となります。

以上、他部署との連携の悪さを解決する施策事例を紹介しました。ご自身の部署の状況に合わせた形で展開をしてみてください。

筆者近影

筆者近影

【著者プロフィール】田岡 英明

働きがい創造研究所 取締役社長/Feel Works エグゼクティブコンサルタント

1968年、東京都出身。1992年に山之内製薬(現在のアステラス製薬)入社。全社最年少のリーダーとして年上から女性まで多様な部下のマネジメントに携わる。傾聴面談を主体としたマネジメント手法により、組織の成果拡大を達成する。2014年に株式会社FeelWorks入社し、企業の管理職向けのマネジメント研修や、若手・中堅向けのマインドアップ研修などに携わる。2017年に株式会社働きがい創造研究所を設立し、取締役社長に就任。

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