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その「無駄な会議」は、もしかして準備が悪いだけかも？　事前準備の「必須」ポイントとは？

2022.10.3 Author: 外資系うさぎのちょこさん

画像はイメージ

無駄といえば会議、会議といえば無駄……。そんなイメージを持たれがちな「会議」だが、実際のところ会議は仕事に必要不可欠。もしかしたら、これまで何度も経験してきた「無駄会議」は、やり方に問題があったのかもしれない……。と思ったので、グローバル系コンサルでバリバリ効率良い会議をこなしている「外資系うさぎのちょこさん」に、効率の良い会議の作り方を教えてもらった。

効率の良い会議運営とは？

皆さん、効率の良い会議運営ってどんな感じだと思いますか？

我々コンサルが会議運営をする場合、事前準備から会議中の進行、会議後のフォローアップと、全ての段階で無駄が生じてしまわないようにきめ細かな対応を行います。ポイントは、次のような感じです。

（1）事前にアジェンダ（議題）を決定
（2）過不足のない必要最低限のメンバーのみを会議に招く
（3）時間内で結論を出し、ToDoが決まるように進行をコントロール
（4）会議後、速やかに議事録を共有
（5）その後の対応状況を管理

無駄が多い会議とは？

逆に、無駄が多い会議、ってどんな感じだと思いますか？　ありがちなのは、次のような会議かと思います。

– 何のために集まっているかわからない
– 毎回なんとなく話したい人が話したいことを話している
– とりあえず関係しそうな人には出席してもらおうとしている
– 会議が終わっても何が決まったのかがよくわからない

リモートワークやオンライン会議が普及した結果、会議は以前よりも気軽に開けてしまう。そのため、出社が中心だった頃とくらべても、回数が増えがちです。

ちょこさんが働いているファームでも、「無駄が会議が多すぎるのではないか？」という声が、定期的に社内の色んなところから聞こえてきます。効率の良い会議運営の必要性が日に日に高まっていると実感しています。

そこで、今回は「効率の良い会議運営」の方法についてコツを紹介していきます。

まずは「会議のゴール」を決めよう

まずは事前準備ですが、突き詰めていくと「会議のゴールが見えているかどうか」が全てです。

さきほどのような「無駄な会議」が生まれるのは、ゴールが決まっていないことも大きな要因でしょう。

じゃあこのゴール、具体的にどんな感じで決めるのか。例えば…

– 今週予定されていたタスクの進捗を報告し、遅延している場合はその理由と対応策、完了期日について部長の承認を得ること
– 新たに発生した課題について、誰がいつまでに対応するか割り振りをし、参加者全員の合意を得ること
– 購入予定製品AとBについて、それぞれのメリットデメリットを報告し、どちらを採用するか役員の決裁を得ること

といった感じで、まずは、「これが達成できればゴール！」というイメージを持つことですね。そうすれば、次はゴール達成に必要な条件を割り出していくことになります。