あるバックオフィスのサポートをしている会社で、Salesforceをどのように活用しているか、概要を紹介しているよ。

特定業務のアプリではなく、プラットフォームだからね。もちろんSalesforceには得意分野や主要機能はあるんだけど。

それを有効活用できる具体的な業務プロセスを例にとって、こんなやり方をこんなふうに変えることができます、と説明するしかない。なので、こういう動画は貴重だ。

この会社では、もともとお客さんにクラウド会計ソフトの導入支援などをしているけど、自社のバックオフィスでも業務プロセスの改善が必要と感じていたという。

契約書の締結から見積もり、請求のプロセスで、実にさまざまなツールが使われていたのだそうだ。手作業での転記が含まれていることもあって、担当者は「これは間違える」と改善の必要性を感じたという。

契約書はWordで作成
見積書はExcelで作成
稟議はChatworkで代表に依頼
契約が完了したら紙をファイリング
月別の請求額をスプレッドシートで管理
スプレッドシートの内容をfreee会計に手動転記
請求書を手作業でmail送信

活用したのはクラウドCRMのSalesforceだ。CRMだから顧客マスタや商品マスタなどを持っていて、共有・分析したり二次利用したりするのに向いている。

目指したのは「見積もりの内容から契約書を作れないか」ということ。商品マスタの裏側に、契約書に入れる文言をあらかじめ設定しておくことで、見積書の内容をそのまま契約書の項目として転記するようにした。

加えて、見積書ごとにサービスの内容や自動延長の有無など「どういう請求書で請求するか」を選べるようにした。あとは契約期間さえ入力すれば、見積もりオブジェクトから契約書が出せるようになった。

このシステムを作ってからは、商談から作った見積書のリンクを総務に送り、「これでクラウドサイン（契約締結）してください」と依頼すれば終わりになった。

また、毎月の請求額を会社ごとに確認できる「請求一括画面」も開発し、担当者ごとに絞り込んだり、請求金額の変更を見える化することもできるようになった。

経営者、管理者としても、Salesforceの機能を使って、進捗の共有、分析ができるようになるのは便利だろう。

例えば「月別の商品分類別契約件数」なども、ビジュアライズされたダッシュボードで見られるようになった。なお、このシステム導入で、見積・契約・請求業務は80％の時間短縮になったという。

導入した会社の社長によると、経理というのはブラックボックスで属人化していることが多いので、経営者から見ると「何をやっているのか分からない」、でも「辞められたら困る」という状況があるという。

そのような問題を解決するために、これからの経理は業務の「見える化」をして、遠隔であってもすぐそばにいるような感覚でマネジメントできるように、SalesforceなどのITツールの活用が必要ということだ。

なお、システムの定着にあたっては「現場を本気にさせる」ことが経営者の仕事となり、「なぜこれをやるのか」という思いを伝えることが重要になるとのこと。デジタルツールの導入の必要性が理解できない経営者に、ぜひ見てもらいたい動画だ。