デジタル化は「社内業務を4つに分けてから」始めるといい | NEXT DX LEADER

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この動画で学べること

  • デジタル化による改善の視点では、社内業務は4つに分けられることが分かる。
  • 4つの社内業務のデジタル化には、それぞれに合ったアプローチがあることが分かる

こんな人におすすめ!

  • 社内のデジタル化計画をどう立てようか迷っている経営者、管理者。
  • 社内業務のデジタル化を徹底したいけど、どう洗い出せばいいのか分からない人。
  • 現場からの抵抗で業務のデジタル化が進まず、どう突破すればいいのか悩んでいる人。

「デジタルに代替できるか、効率が上がるか」

DXを学びたい男性
この動画では何が学べるの?
DXに詳しいロボット
元コンサルティング会社勤務の牛乳屋さんであるにっしーさんが、「アナログとデジタルのすみ分け方」について説明しているよ。少し言い換えると、業務を4つに分類し、それぞれの業務をDX化するにはどういうアプローチが必要かを説明している。

なので「すみ分け」というより、「どうしてもデジタル化できずにアナログのまま残る」業務は一部あるけど、それ以外はあくまでも「どういう業務は、どうDX化していくとうまくいくのか」という解説になっているよ。
DXを学びたい男性
どういう視点で業務を4つに分類するの?
DXに詳しいロボット
横軸に「デジタルに代替できるか/できないか」、縦軸に「デジタル化で効率が上がるか/変わらないか」という視点で4象限に分け、業務を4種類に分けている。

まず1番は「デジタルに代替でき、効率が上がるもの」。例えば営業マンが実績数値を紙に書いて会社に提出し、それを営業事務が集計して、管理職に報告するといった業務の場合。

これを、営業マン自身がGoogleフォームに実績数値を入れる仕組みにかえれば、管理職は集計フォームに自動的にまとめられたデータを見ればいいだけ、という状態になる。これは誰が見ても、DX化すべき業務になる。

一方、ホワイトボードでの情報共有を、PDF化してメールで配信するやり方に変える場合。デジタル化はされているけど、資料作成とメール配信の工数が増えていて効率化が見えない面がある。これが2番の「代替できるが、効率が上がらない」業務だ。

2番と3番が変革できるとDX化が大きく進む

DXを学びたい男性
3番は「効率が上がるけど、デジタルに代替できない」業務かな。
DXに詳しいロボット
その通り。例えば取引先との受発注のやり取りを、ファクスからメールなどのデジタルに置き換えると、手入力や転記がなくなって楽になるけど、取引先に変更を頼むと嫌がられて取引を切られたりしたらマズいから変えられそうにない、というようなもの。

4番は、国や自治体、金融機関への提出書類など、フォーマットが決まっていてどうしようもないもの。法令や規則などで様式が決まっているもの。これはいずれデジタル化するかもしれないけど、こちらからはどうしようもないものは4番に入れておく。
DXを学びたい男性
この中ですぐDX化に着手できるのは1番と。
DXに詳しいロボット
そのうえで、2番と3番がうまく変革できると社内のDX化が大きく進むということだ。まず2番については、デジタル化によってどんな「業務」が省かれるかに着目すると、一気に効率化の機運が高まるという。
DXを学びたい男性
さっきの例で言えば、ホワイトボードを確認するために「外出先からわざわざオフィスに戻っている」とか「外出先から営業事務に電話している/電話対応している」といった業務が省かれている、と言えるのかな。
DXに詳しいロボット
そうだね。3番は、取引先にファクスをやめてもらうために「何がネック(阻害要因)か」を洗い出して、それをつぶすための手を打つことが必要。ただし結構難しいので、覚悟を持って期日までに問題点を洗い出してアクションすることが大事ということだ。

ということで「アナログとデジタルのすみ分け方」というよりも、「DXに向けた業務の切り分けと変革のアプローチ」といった内容といえる。デジタル化による改善レベルの話かもしれないけど、できない理由を潰していく方法としては面白いなと思ったよ。

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考察記事執筆:NDX編集部

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