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Excelショートカット活用でガチ時短! GWも終わっちゃったしサクッと退勤しましょ

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新卒の方もそうでない方もこんにちは。社会人2年目のHOKUです。この記事を開いたみなさんには、覚えておいて絶対に損にならない、Excel(エクセル)の「ショートカット」について知っていただきたいと思います。(文:HOKU)

読んでいる皆様の中には、「ショートカットキーなんて覚えてなくても、マウス操作だけで十分なんじゃない?」と疑問に思う方もいるかもしれません。

でも、あえて断言しますが、ショートカットキーは確実に時短になります。私も、いったん覚えてしまえば「マウスでやるなんて面倒」になり、いまでは「あぁ、いっそ全ての操作がショートカットキーで扱えるようになれば……」という気持ちになっています。

連休も終わってしまいましたし、ここはコスパの良いショートカットキーを覚えて、サクッと定時で帰宅しちゃいましょう!

ショートカットキー 超基本編 形式を選択して貼付

突然ですが、ワードやエクセルの「書式」って面倒くさくないですか? ちょうど良く合わせてくれればいいのですが、たいていは余計なおせっかいで、「これじゃない」やつにされてしまいます。

そんなときに使うのが、Ctrl+Alt+V(形式を選択して貼り付け)です。

これを使えば、色・文字の大きさといった書式のみを貼り付けることもできますし、関数だけを貼り付けることもできます。もちろん、書式関係なくテキストだけを貼り付けることも可能です。コピーして、Ctrl+Alt+Vで形式を選択して貼り付けるだけ。

Microsoft社の技術力を信じていなかった私にとっては、この事実はコペルニクス的転回でした。

学生時代、コピペをするたびに「書式ごと貼り付けられてしまう」という悩みにさらされてきました。怠惰な私は、「不便だなぁ」とつぶやくばかりで何も調べず、この機能を知らずじまい。今となってはなぜ調べなかったんだ? と思うばかりですが、きっと、私のような人もいるのではないでしょうか。

ショートカットキー 基本編(1) 検索と置換

「大量に入力した商品名が1文字、間違っていた……」あるあるですよね。そんな時に便利な「置換」機能。置き換えたい元の文字列を入力して、置き換え先の文字列を入力すればあら不思議。勝手に置き換えられてしまう魔法の機能です。

この「置換」を一発で呼び出せるのが「Ctrl+H」。ついでに、「この情報どこにあったけな〜…」を助けてくれる「検索」は「Ctrl+F」です。

ショートカットキー 基本編(2) セルの挿入/削除

セルの挿入・削除は本当によく使うので、覚えておくと一気に作業効率が上がります。

セルを挿入するのは「Ctrl + Shift + +」、セルを削除するのは「Ctrl + -」

調子に乗りすぎて、私はたまに間違えて削除しますが、これも「Ctrl+Z」で元に戻せるので焦らずにね。

ショートカットキー 応用編(1) フラッシュフィル

フラッシュフィル。この機能の存在を知った時、私は声を上げて泣きました。

データの番号を一つ一つ入力していませんか?

曜日を一つ一つ手入力していませんか?

簡単な法則性のあるデータは、フラッシュフィルでパパっと自動入力できます。例えばフルネームが入力されている列の隣に、名字だけの列 / 名前だけの列を作るくらいの法則性なら余裕です。

そのフラッシュフィルを呼び出せるのが「Ctrl+E」。ぜひ使っていただきたいショートカットです。

ショートカットキー 応用編(2) 列/行全体を選択

列全体の選択が「Ctrl + Space」、行全体の選択が「Shift + Space」です。

基本編②のセルの挿入、削除と一緒によく使います。

「この3列、全部いらないな…」となった時は、

Ctrl + Space
Shift + 右向き矢印
Ctrl + –

これで、マウスに触らず一瞬で消すことができます。

あぁ便利。組み合わせて便利。

これを覚えてから、Excelでちょっとした表を作るのが本当に億劫でなくなりました。

Excelのショートカットキーを覚えるポイントは、「頻繁に使うものを、一つずつ覚えていく」ことです。

一気に大量に覚えようとすると大変ですが、繰り返し使っていれば自然と定着しますし、他のショートカットも覚えやすくなり、まさに好循環です。

ショートカットキーが使えるだけで仕事ができる人っぽく見えるので、きっと私みたいな新入社員に「すごい!」と思ってもらえるはずです!!(※個人の感想です)。

ショートカットを使わないタイムロスは、1回1回は大したことがありませんが、積もり積もるとけっこうな時間になるはず。毎日の作業がちょっとでも短縮できるなら、この際に覚えちゃったほうがトータルでは得になるはずですよ!

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