キャリア総合

また時間のムダ！？会議がうまくいくかどうかは「最初の5分」で決まるという話

2022.12.12 Author: 外資系うさぎのちょこさん

画像はイメージ

「時間の無駄！」とバッサリ切られがちな会議。必要性はわかるんだけど、個人に割り振られた仕事が忙しいときに限って、ダラダラと続いたり、何も決まらなかったりするからタチが悪い……。そんな会議をちょっとでもマトモにするためには、いったい何をしたりいのか？　SNSでコンサルタントの仕事術を発信している「外資系うさぎのちょこさん」に、生産的な会議をするコツを教えてもらった。

準備のポイント3つ（おさらい）

前回は会議準備編として、無駄のない効率的な会議運営を行うための最初のステップについて解説しました。
軽くおさらいすると、ポイントは次の3つ。

（1）まずは「会議のゴール」を決める
ひとつひとつの会議で達成すべきことが明確に決まっていないと、なんとなく集まって話して終わり、になってしまう

（2）参加者選びは過不足なく
ゴールの達成のために必要なメンバーは必ず呼ぶこと、だからと言って「念のため…」と関係ない人は呼ばないこと

（3）会議招集通知の送信も丁寧に
会議のゴールや事前に必要なタスクなど明記して、参加者全員が漏れなく準備を済ませられるような通知を出すのを忘れずに

ここまでやったら、あとは会議そのものをうまく回すだけです。

「”うまく回すだけ”って言われても…」と思ってしまうかもしれませんが、ちゃんとした事前準備が習慣化した組織なら、会議本番の進行そのものは、実はそんなに難しくなかったりします。

ぜひ、少しずつこういったやり方を取り入れていってみてください。継続すれば、必ず結果に結びつきます。

というわけで、本題です。

会議が始まったら、まず最初にすべきこと！

会議の生産性は冒頭5分、いや、下手すると1分で決まってしまうかもしれません。

会議が始まったら、最初にすべきことは、

会議の目的、ゴール、背景
会議のアジェンダ、進め方
各参加者へ事前に依頼していた作業

を読み上げる。

これだけです。

これだけなんですけど、これをやらずに、いきなり本題に入っていて参加者がうまく進行についていけなくなって結局内職ばかりしてしまう…なんて会議、多いんですよ。

いくら事前準備をちゃんとやるよう依頼しておいたとはいえ、会議の目的や背景に対する理解度や心構えには個人差があります。だから、ちょっとしたひと手間をかけて、参加者全員の会議に対する「認識合わせ」をするんですね。

コンサルのお仕事の現場でも、若手メンバーが会議冒頭の目線合わせを疎かにして怒られている姿なんかはよく見かけますね。

時間内に結論を出し切る進行方法

さて、この記事を読んでいる若手社会人の各位、就活でグループディスカッションに参加したときのこと、覚えてますか？

ファシリテーターやタイムキーパーは全体のアジェンダや割り当て時間を意識しながら、話が発散しすぎたり堂々巡りを繰り返したりしないように進行を管理。

参加者は、「今自分はどのような発言をすべきときか」を理解し、議論が先に進むような発言を心がける。

なんてことをしていた記憶、ありますよね。

おなじように、実際の会議の場でも

発言内容はアジェンダに沿ったものとし、話がズレてきたら適宜、軌道修正をする
たくさんの意見を出す段階（発散のフェーズ）で、出された意見の良し悪しの検討を初めてしまわない
出された意見を絞り込む段階（収束のフェーズ）で、話を蒸し返したり思いつきで新しい意見を出そうとしたりしない
次のアジェンダに移るまえに結論を出す

といったところに注意するのがコツです。

これはグループディスカッションでファシリテーターやタイムキーパーだけが頑張ってもうまくいかないのと同じように、会議の参加者ひとりひとりの心がけが大切です。

とは言っても最初から全員がうまく動く、というのも難しいので、慣れるまでは会議の主催者が細かめに進行を管理するようなやり方でよいと思います。

もちろん、全部が全部、杓子定規に進めれば良いってものでもありません。主催者は可能な範囲で、アジェンダや割り当て時間の組み換え、場合によっては次回会議に持ち越しなど、臨機応変な対応も必要です。

全部一気にやろうとすると結構難しいので、これも少しずつ取り入れていってみてください。